Wo bei öffentlichen Ausschreibungen der Wurm begraben liegt … (heute: Bereich Facility Management)

Am Freitag sprechen Harry Steinberger und ich beim Vergabeforum 2012 zum Thema „Erfolgsfaktoren bei der Vergabe von FM Leistungen“, also zur Abwechslung zu einem Thema abseits der üblichen vergabe-juristischen Hauptvortragsfelder.

Wie nähert man sich diesem Thema an? Empirisch, dachte ich mir. Was lag also näher, als eine kleine Umfrage mit wichtigen Marktteilnehmern im Bereich der FM-Leistungen zu machen. Die Kernfrage war jeweils: Was stört euch als Anbieter bei öffentlichen Ausschreibungen?

Die Antworten kamen relativ spontan und emotional – also wieder ein Markt, der eine „Vergabe-Leidensgeschichte“ zu erzählen hat:

  • schlechte / unkalkulierbare / unklare / widersprüchliche Leistungsbeschreibungen, schwammige Formulierungen in Verträgen,
  • überzogene Eignungsanforderungen,
  • fehlendes Augenmaß bei Vertragsstrafen, bei Versicherungssummen, bei Dokumentationsanforderungen etc.

Die „Leidensgeschichte“ wird durch Anekdoten anschaulich. Einprägsam fand ich zum Beispiel diese:

Ein Unternehmer A war mit der Wartung von Brandschutzanlagen in einem öffentlichen Gebäude betraut.

Die Leistung wurde neu vergeben, wobei ein Vertrag auf 3 Jahre ausgeschrieben wurde. Bieter B gewann mit einem „Kampfpreis“ von ca. 50% des bisherigen Preises.

Bei nächster Gelegenheit stellt ihm Unternehmer A die Frage: „Wie kann sich das für dich jemals rechnen?

Die Antwort von B war ehrlich: „Kein Problem. Wir haben uns die Anlagen vor Ort angesehen. Ihr habt die ja wirklich perfekt in Schuss gehalten. Zwei Jahre werden wir gar nichts machen. Dann ist der Vertrag eh schon fast wieder zu Ende…

Hat der öffentliche Auftraggeber denn keine Angebotsprüfung durchgeführt? Der Unternehmer: Nicht wirklich, der freut sich heute noch über den guten Preis…

Damit sind wir bei dem vielleicht bemerkenswertesten Vorwurf, der von Bietern im Bereich der Vergabe von FM Leistungen gemacht wird – bei der immer wieder beobachteten „Kluft“ zwischen den „Vorgaben“ auf der einen und dem „wirklichen Leben“ auf der anderen Seite:

Einerseits führen manche Auftraggeber extrem genaue und formalistische Prüfungen in Vergabeverfahren durch. Sie formulieren zum Teil Anforderungen in Vertrag und Leistungsbeschreibung, die schlicht nicht lebbar sind.

Andererseits halten manche Auftraggeber diese ihre eigenen Vorgaben ohnehin nicht ein, oder nur dann, „wenn sie es gerade brauchen“:

  • Eine sorgfältige Angebotsprüfung findet vielleicht nur dann statt, wenn man den Bieter loswerden möchte,
  • Vertrag und Leistungsbeschreibung werden erst dann auf Punkt und Beistrich eingefordert, wenn das Vertragsverhältnis „in Schieflage“ geraten ist,
  • etc etc etc.

So verlockend eine solche Vorgangsweise in manchen Situationen auch sein mag, auf Dauer hilft sie niemandem weiter, da sie auf Seiten des Auftraggebers zu einem Verlust an Glaubwürdigkeit und auf Seiten der Bieter langfristig zu einer Erosion des Marktes führt.

Damit bleibt die Frage: Wie lassen sich Ausschreibungen und Vergabeverfahren angemessen und mit Augenmaß gestalten; welche Systeme sind im Bereich FM lebbar?

Eine Patentantwort darauf gibt es nicht. Harry Steinberger und ich werden versuchen, am Freitag ein paar Impulse zu geben. Wir freuen uns, wenn Sie dabei sind!

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